Odwołania i skargi klientów są traktowane w Zakładzie Badań Atestacyjnych Jednostce Certyfikującej jako jedno z najważniejszych źródeł informacji o jakości i prawidłowości działań w procesie certyfikacji.

Wszystkie odwołania i skargi są rozpatrywane rzetelnie i bezstronnie, z zachowaniem zasady ochrony interesów klientów.

Skarga powinna być skierowana do Dyrektora Instytutu Techniki Górniczej KOMAG i powinna zawierać podstawowe dane dotyczące nazwy Klienta oraz przedmiotu skargi.

Odwołanie dotyczące trybu certyfikacji powinno być skierowane do Dyrektora Instytutu Techniki Górniczej KOMAG.

Odwołanie powinno zawierać następujące informacje:

• nazwę Klienta wraz z adresem,
• opis przedmiotu odwołania,
• uzasadnienie odwołania.

Odwołania merytoryczne powinny być przekazane do Instytutu Techniki Górniczej KOMAG i powinny zawierać podstawowe dane dotyczące nazwy Klienta oraz przedmiotu odwołani

Dodatkowych informacji w zakresie programów certyfikacji udzieli Państwu:
dr inż. Andrzej Figiel, Kierownik Zakładu Badań Atestacyjnych Jednostki Certyfikującej
email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., tel. +48 32 2374604, +48 32 2374570

(dotyczy programów certyfikacji typu 1a i 1b wg PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01)

Jednostka certyfikująca nie sprawuje nadzoru nad certyfikowanymi wyrobami, a jedynie nadzór nad prawidłowością wykorzystywania certyfikatów, zgodnie z podpisaną umową.

Klient w okresie ważności certyfikacji ma obowiązek:

• zapewnić, że w okresie ważności certyfikatu, wyrób objęty certyfikatem będzie spełniał wymagania określone w dokumentach odniesienia przywołanych/stanowiących podstawę certyfikacji oraz będzie zgodny z dokumentacją i wzorem, z którym została potwierdzona zgodność, stanowiącym podstawę certyfikacji,
• powoływać się na certyfikację wyłącznie w odniesieniu do zakresu, na który certyfikacji udzielono,
• udzielać Jednostce certyfikującej informacji w ramach realizowanego nadzoru nad certyfikatem,
• informować Jednostkę certyfikującą o wszelkich zmianach znacząco wpływających na konstrukcję lub cechy wyrobu, zmianach procesu produkcji, zmianach w statusie własności, organizacji lub zarządzaniu Klienta mogących wpłynąć na zgodność wyrobu,
• wykorzystywać certyfikację tylko do wskazania, że wyroby certyfikowane są zgodne z wyspecyfikowanymi normami,
• do kopiowania dokumentów certyfikacyjnych wyłącznie w całości,
• po ewentualnym zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji zaprzestać wykorzystywania wszystkich materiałów reklamowych zawierających jakiekolwiek powołanie się na tę certyfikację oraz zwrócić na żądanie Jednostki certyfikującej wydane dokumenty certyfikacyjne,
• nie wykorzystywać certyfikacji, udzielonej na swoje wyroby, w sposób mogący naruszyć dobre imię Jednostki certyfikującej oraz nie składać takich oświadczeń odnośnie do tej certyfikacji, które Jednostka certyfikująca może uznać za wprowadzające w błąd lub nieuprawnione.
  
  

Ponowna certyfikacja

Proces ponownej certyfikacji inicjowany jest na wniosek Klienta, a postępowanie jest analogicznie jak przy pierwszej certyfikacji.

Zawieszenie certyfikatu

Jednostki certyfikująca podejmuje decyzję o zawieszeniu certyfikatu na określony czas, w następujących przypadkach:

• na wniosek Klienta,
• natrafienia na niewłaściwe powołanie się na udzieloną certyfikację,
• niewywiązywania się Klienta z zobowiązań określonych w zawartej umowie.

W okresie zawieszenia, certyfikat jest czasowo nieważny.

Maksymalny czas zawieszenia certyfikatu wynosi:

• 6 miesięcy, w przypadku:
  • negatywnych wyników badań kontrolnych wyrobu, przeprowadzonych w ramach nadzoru,
  • natrafienia na niewłaściwe powołanie się na udzieloną certyfikację,
  • niewywiązywania się Klienta ze zobowiązań określonych w zawartej umowie.

Przywrócenie ważności certyfikatu następuje po upewnieniu się przez Jednostkę certyfikującą, że kwestie które spowodowały zawieszenie, zostały rozwiązane.

• 2 lata, w przypadku wniosku Klienta.

Informacje o czasie zawieszenia certyfikatu oraz procedurach przywrócenia ważności, są przekazywane pismem powiadamiającym Klienta. Równocześnie informacje są wprowadzane do komputerowej bazy danych oraz są podawane do publicznej wiadomości na stronie internetowej Jednostki certyfikującej.

Cofnięcie certyfikatu

Cofnięcie certyfikatu ma miejsce w następujących w przypadkach:

• niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez Jednostkę certyfikującą przy zawieszaniu certyfikatu,
• niespełnienia przez wyrób wymagań potwierdzonych certyfikatem.

Informacje o cofnięciu certyfikatu są przekazywane pismem powiadamiającym Klienta, zostaje sporządzony aneks do zawartej umowy oraz są podawane do publicznej wiadomości na stronie internetowej Jednostki certyfikującej.

Ponowne wydanie certyfikatu wymaga przeprowadzenia pełnej procedury certyfikacyjnej. Postępowanie jest analogicznie jak przy pierwszej certyfikacji.

Ograniczenie zakresu certyfikacji

Jednostka certyfikująca podejmuje decyzję o ograniczeniu zakresu certyfikacji w przypadkach:

• na wniosek Klienta,
• stwierdzenia, w wyniku działań w nadzorze, braku możliwości prowadzenia działalności w dotychczasowym zakresie udzielonej certyfikacji.

W przypadku ograniczenia zakresu certyfikacji wydawane są zmienione dokumenty certyfikacyjne

Zakończenie certyfikacji

Zakończenie certyfikacji ma miejsce w następujących przypadkach:

• rezygnacji przez Klienta z certyfikatu (na żądanie Klienta),
• w przypadku upłynięcia terminu jej ważności i braku decyzji Klienta o jej kontynuowaniu.

Informacje o zakończeniu certyfikacji na żądanie Klienta są przekazywane pismem powiadamiającym Klienta, zostaje sporządzony aneks do zawartej umowy oraz są podawane do publicznej wiadomości na stronie internetowej Jednostki certyfikującej.

Jeżeli certyfikacja jest zakończona na żądanie Klienta, Jednostka certyfikująca dokonuje niezbędnych zmian w formalnych dokumentach certyfikacyjnych, podaje do informacji publicznej wiadomości, że wyrób nie jest już certyfikowany.

Ponowne wydanie certyfikatu wymaga przeprowadzenia pełnej procedury certyfikacyjnej. Postępowanie jest analogicznie jak przy pierwszej certyfikacji.

Przechowywanie zapisów

Wszelkie informacje uzyskane we wszystkich etapach procesu certyfikacji i nadzoru są traktowane jako poufne i są odpowiednio chronione przez Jednostkę certyfikującą.

Dodatkowych informacji w zakresie programów certyfikacji udzieli Państwu:
dr inż. Andrzej Figiel, Kierownik Zakładu Badań Atestacyjnych Jednostki Certyfikującej
email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., tel. +48 32 2374604, +48 32 2374570

(dotyczy programu certyfikacji typu 3 wg PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01)

Jednostka Certyfikująca sprawuje nadzór nad certyfikowanymi wyrobami oraz prawidłowością wykorzystywania certyfikatu, zgodnie z kryteriami programu certyfikacji typu 3 wg PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01.

Nadzór obejmuje sprawdzenie spełnienia obowiązków przez Klienta, wymienionych poniżej oraz zgodnie z podpisaną umową.

Jednostka certyfikująca powiadamia Klienta o wynikach przeprowadzanych działań w ramach nadzoru.

Negatywne wyniki w trakcie sprawowania nadzoru skutkują zawieszeniem lub cofnięciem certyfikatu lub ograniczeniem zakresu certyfikacji. Klient może także złożyć wniosek o zawieszenie lub cofnięcie certyfikatu.

Klient w okresie ważności certyfikacji ma obowiązek:

• zapewnić, że w okresie ważności certyfikatu, wyrób objęty certyfikatem będzie spełniał wymagania określone w dokumentach odniesienia przywołanych/stanowiących podstawę certyfikacji oraz będzie zgodny z dokumentacją i wzorem, z którym została potwierdzona zgodność, stanowiącym podstawę certyfikacji,
• powoływać się na certyfikację wyłącznie w odniesieniu do zakresu, na który certyfikacji udzielono,
• udzielać Jednostce certyfikującej informacji w ramach realizowanego nadzoru nad certyfikatem,
• spełniania wymagań certyfikacyjnych określonych w programie certyfikacji, łącznie
  z wdrożeniem właściwych zmian, jeśli zostaną zakomunikowane przez Jednostkę Certyfikującą,
• informować Jednostkę certyfikującą o wszelkich zmianach znacząco wpływających na konstrukcję lub cechy wyrobu, zmianach procesu produkcji, zmianach w statusie własności, organizacji lub zarządzaniu Klienta mogących wpłynąć na zgodność wyrobu,
• do realizacji wszelkich niezbędnych ustaleń w celu rozpatrzenia skarg, związanych z certyfikowanym wyrobem, które są składane w Jednostce Certyfikującej,
• do utrzymywania zapisów z wszystkich reklamacji, które odnoszą się do zgodności z wymaganiami certyfikacyjnymi i udostępnienia ich na życzenie Jednostki Certyfikującej,
• podejmowania odpowiednich działań w związku z reklamacjami i wszelkimi usterkami/wadami wykrytymi w wyrobach, które mają wpływ na zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji, dokumentowania podjętych działań i przekazywania przedmiotowych dokumentów Jednostce Certyfikującej na jej wniosek,
• wykorzystywać certyfikację tylko do wskazania, że wyroby certyfikowane są zgodne z wyspecyfikowanymi normami,
• do kopiowania dokumentów certyfikacyjnych wyłącznie w całości,
• po ewentualnym zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji zaprzestać wykorzystywania wszystkich materiałów reklamowych zawierających jakiekolwiek powołanie się na tę certyfikację oraz zwrócić na żądanie Jednostki certyfikującej wydane dokumenty certyfikacyjne,
• nie wykorzystywać certyfikacji, udzielonej na swoje wyroby, w sposób mogący naruszyć dobre imię Jednostki certyfikującej oraz nie składać takich oświadczeń odnośnie do tej certyfikacji, które Jednostka certyfikująca może uznać za wprowadzające w błąd lub nieuprawnione,
• umożliwić specjalistom Jednostki certyfikującej przeprowadzenie czynności związanych z prowadzonym nadzorem, w zakresie:
  • oceny procesu produkcyjnego lub usługi,
  • badania lub inspekcji próbek z fabryki.

Dodatkowych informacji w zakresie programów certyfikacji udzieli Państwu:
dr inż. Andrzej Figiel, Kierownik Zakładu Badań Atestacyjnych Jednostki Certyfikującej
email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., tel. +48 32 2374604, +48 32 2374570

Rozszerzenie certyfikacji przebiega wg następujących zasad:

• rozszerzenie certyfikacji o dodatkowe typy lub odmiany wyrobów, powinno być zgłoszone na formularzu wniosku,
• jeśli rozszerzenie dotyczy dodatkowych typów wyrobów tego samego producenta, zaprojektowanych i wytwarzanych wg tych samych norm lub innych dokumentów normatywnych co wyroby wymienione w certyfikacie, wnioskodawca jest zobowiązany przedstawić raport z badań zgłoszonych typów (w takich przypadkach Zakład może odstąpić od przeprowadzenia inspekcji / kontroli warunków organizacyjno-technicznych),
• jeśli rozszerzenie dotyczy dodatkowych typów wyrobów, produkowanych przez innego producenta lub względnie spełniających normy lub dokumenty normatywne, inne niż wymienione w certyfikacie, Zakład powtarza te fragmenty procedury certyfikacyjnej, które wynikają z nowych okoliczności,
• rozszerzenie certyfikatu zostanie wydane na podstawie pozytywnych wyników badań i jest ważne łącznie z certyfikatem podstawowym.

 Zakład może odmówić rozszerzenia certyfikacji w przypadku, kiedy zakres zmian skutkuje powstaniem nowego wyrobu.

Dodatkowych informacji w zakresie programów certyfikacji udzielą Państwu:
dr inż. Andrzej Figiel, Kierownik Zakładu Badań Atestacyjnych Jednostki Certyfikującej
email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., tel. +48 32 2374604, +48 32 2374570

Decyzję o certyfikacji lub o odmowie certyfikacji danego wyrobu Kierownik Zakładu podejmuje na podstawie wyników przeglądu.

Wydanie decyzji o certyfikacji lub o odmowie certyfikacji przebiega wg następujących zasad:

• decyzję o certyfikacji lub o odmowie certyfikacji danego wyrobu podejmuje Kierownik Zakładu, a w przypadku wątpliwości dotyczących oceny zebranego materiału, na podstawie orzeczenia Grupy ekspertów,
• Grupa ekspertów, w składzie ustalonym przez Dyrektora Instytutu Techniki Górniczej KOMAG i zatwierdzanym przez Radę Zarządzającą, w przypadkach wątpliwych orzeka w sprawie certyfikacji lub odmowy certyfikacji,
• członkowie Grupy ekspertów respektują zasady certyfikacji wyrobów m.in. na podstawie pisemnego zobowiązania się do zapewnienia bezstronności, niezależności, rzetelności oraz poufności opinii i ocen w trakcie orzekania,
• w przypadku podjęcia decyzji o odmowie certyfikacji, wnioskodawca otrzymuje uzasadnienie decyzji wraz z wykazem niezgodności oraz informacją o prawie do odwołania.
• w przypadku podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji i po podpisaniu stosownej umowy, Klient otrzymuje certyfikat,

(umowa między Jednostką certyfikującą a Klientem określa jednoznacznie wzajemne prawa i zobowiązania oraz wymagania, których przestrzeganie warunkuje wydanie certyfikatu),

• jeśli certyfikat uprawnia do oznaczania wyrobów, przyjmuje się, że prawo to obowiązuje tylko w okresie ważności certyfikatu (5 lat). Powyższe nie dotyczy certyfikatów wydanych na czas nieokreślony, wg programu certyfikacji typu 1b,
• w przypadku podjęcia decyzji o odmowie wydania certyfikatu, Klient otrzymuje uzasadnienie decyzji wraz z wykazem niezgodności oraz informacją o prawie do odwołania.

Nie przewiduje się przekazania uprawnień do udzielania, utrzymywania, rozszerzania, ograniczania, zawieszania lub cofnięcia certyfikacji, osobie lub jednostce z zewnątrz.

Dodatkowych informacji w zakresie programów certyfikacji udzielą Państwu:
dr inż. Andrzej Figiel, Kierownik Zakładu Badań Atestacyjnych Jednostki Certyfikującej
email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., tel. +48 32 2374604, +48 32 2374570

Do oceny wyrobu, przeprowadzanej w oparciu o wniosek i jego załączniki, Kierownik Zakładu wyznacza specjalistów o odpowiednich kwalifikacjach, którzy nie byli związani lub zatrudnieni przez Jednostkę zaangażowaną w projektowanie, dostarczanie, przekazanie do użytkowania tego rodzaju wyrobów, w taki sposób lub w takim czasie, że mogłoby to zagrozić bezstronności.

Ocena wyrobów odbywa się według norm i dokumentów odniesienia, obejmując zakres podany we wniosku i według wszystkich kryteriów przyjętego programu certyfikacji.

Podczas przeprowadzania oceny, specjaliści Jednostki certyfikującej posługują się normami i dokumentami odniesienia z zakresu akredytacji.

Przeprowadzona ocena jest dokumentowana w raporcie z oceny lub protokole z kontroli warunków organizacyjno-technicznych (jeżeli istnieje konieczność dokonania oceny systemu zarządzania jakością u wnioskodawcy).

W przypadku stwierdzenia niezgodności, wnioskodawca otrzymuje pełny raport zawierający wyniki oceny, identyfikujący każdą niezgodność, którą należy usunąć w celu spełnienia wszystkich wymagań stawianych przy certyfikacji oraz określający wymagany zakres dodatkowej oceny lub badań.

Jeżeli wnioskodawca może wykazać, że zostały podjęte działania korygujące w celu spełnienia w określonym czasie wszystkich wymagań, Jednostka certyfikująca powtarza tylko niezbędne fragmenty pierwotnej procedury oceny.

Dodatkowych informacji w zakresie programów certyfikacji udzielą Państwu:
dr inż. Andrzej Figiel, Kierownik Zakładu Badań Atestacyjnych Jednostki Certyfikującej
email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., tel. +48 32 2374604, +48 32 2374570